I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
- Kiểm soát hàng ngày việc nhập liệu thông tin Cư dân lên phần mềm đúng, đủ;
- Thực hiện lưu trữ các hồ sơ liên quan đến Cư dân/Khách hàng.
- Định kỳ xuất dữ liệu các đầu việc tồn/đến hạn xử lý để yêu cầu các BP liên quan xử lý, cập nhật kết quả xử lý với Cư dân.
- Thực hiện làm thẻ xe theo đơn đã được GĐ BQL phê duyệt trong thời gian quy định trong Quy trình/hướng dẫn thực hiện công việc.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan xử lý yêu cầu sửa chữa, bảo hành trang thiết bị trong căn hộ của Cư dân và hoàn thiện các thủ tục liên quan.
- Thực hiện bàn giao căn hộ cho Khách hàng theo email xác nhận được gửi từ Phòng thủ tục/ BP Quỹ căn ngoại giao;
- Phối hợp với các bộ phận liên quan xử lý các sự cố phát sinh trong tòa nhà.
- Soạn thảo thông báo, thư phúc đáp, công văn phản hồi các kiến nghị của Cư dân và gửi TBP CSKH.
- Phối hợp với kế toán gửi thông báo phí cho Cư dân
2. Check list, phối hợp kiểm soát
-Hàng ngày thực hiện kiểm tra khu vực quản lý theo checklist, đảm bảo mỹ quan Tòa nhà và chất lượng dịch vụ do các nhà thầu (vệ sinh, an ninh…) cung cấp bên ngoài.
- Kiểm soát công việc của lễ tân, nhà thầu thuê ngoài để đảm bảo công việc vận hành của Tòa nhà hoạt động 1 cách có hiệu quả; không tồn đọng vấn đề mà không phát hiện ra.
- Phối hợp với Cơ quan chức năng và bộ phận liên quan kiểm soát nhân khẩu Cư dân tại tòa nhà.
- Nhận diện rủi ro trong quá trình vận hành và đề xuất giải pháp xử lý/ngăn ngừa.
- Hàng ngày tiếp nhận, xử lý các ý kiến, yêu cầu của Cư dân/Khách hàng (đơn kiến nghị, góp ý, các thông tin trên mạng xã hội…) theo Quy trình và báo cáo TBP CSKH/GĐ BQL để xử lý kịp thời đối với các thông tin có tiềm ẩn rủi ro khủng hoảng hoặc các sự cố nghiêm trọng.
- Kiểm soát, thu hồi công nợ và đề xuất phương án thu hồi, xử lý nợ xấu.
3. Phát triển cộng đồng
-Xây dựng mối quan hệ tốt với Cư dân, Ban Quản trị,…thăm hỏi các dịp lễ, Tết…
- Phối hợp triển khai các chiến dịch chăm sóc (Hội nghị nhà chung cư, sự kiện tri ân, Lễ/ Tết…), khảo sát Cư dân, các chương trình, sự kiện, chiến dịch nhằm quảng bá, nâng cao hình ảnh của Tập Đoàn.
4. Đào tạo và phát triển
-Thực hiện đầy đủ, đúng hạn các kế hoạch và chương trình đào tạo (bắt buộc) đối với chức danh công việc đang đảm nhiệm, luôn chủ động học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn.
- Hoàn thành chỉ tiêu số giờ đào tạo theo quy định của tập đoàn trong năm.
5. Công việc Khác
-Thực hiện các công việc khác theo phân công của lãnh đạo.
- Đề xuất các biện pháp, các ứng dụng hệ thống quản trị thông tin hiện đại, tiên tiến phù hợp với mô hình hoạt động của bộ phận.
II. YÊU CẦU
- Tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên chuyên ngành du lịch, quản lý khách sạn hoặc tương đương.
- Có kiến thức về chăm sóc khách hàng qua môi trường học tập hoặc kinh nghiệm làm việc
- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng; Kỹ năng giao tiếp Tiếng anh.
- Kỹ năng giao tiếp khách hàng, xử lý phàn nàn, khiếu nại
