TÊN VỊ TRÍ:

TRƯỞNG PHÒNG MUA DỊCH VỤ

CẤP BẬC:

3A

BAN-PHÒNG-BỘ PHẬN:

Ban Mua hàng Quốc tế – Phòng Mua Dịch vụ Quốc Tế

NƠI LÀM VIỆC:

Đà Nẵng

CẤP TRÊN TRỰC TIẾP:

Phó Giám Đốc Khối Cung Ứng phụ trách Mua Hàng Quốc Tế

CẤP DƯỚI TRỰC TIẾP:

MỤC ĐÍCH CHÍNH CÔNG VIỆC:

•    Tiếp nhận chủ trương đầu tư, thực hiện công tác đàm phán, thương thảo, triển khai, điều phối hợp đồng mua bán dịch vụ theo yêu cầu của Lãnh Đạo, Đơn vị thành viên đáp ứng sự phát triển của nhiều dự án, công trình tại mỗi Vùng, Miền.

•    Tạo quan hệ với đối tác nước ngoài, phối hợp với đơn vị thành viên, đơn vị cung  cấp dịch vụ theo yêu cầu của dự án thi công, vận hành, tương ứng theo tiến độ công trường.

NHỮNG THÁCH THỨC TRONG CÔNG VIỆC (Tùy chọn):

•    Phạm vi công việc khá đa dạng, mang tính thương mại, kỹ thuật đòi hỏi sự hiểu biết liên quan đến nhiều lĩnh vực kinh tế, thiết kế, thi công, quản lý dự án.

•    Sự vụ phát sinh tại dự án thường xuyên, tiến độ thay đổi,  trái múi giờ quốc tế, tương tác nhiều với các bên đòi hỏi sự cương định nhưng mềm mỏng và linh động.

THẨM QUYỀN QUYẾT ĐỊNH (Tùy chọn):

•    Giải quyết trong phạm vi cho phép những vấn đề phát sinh về công tác hành chính, thanh toán, điều phối.

•    Đề xuất các biện pháp, phương pháp cải tiến công tác hành chính, điều phối, quy trình phối hợp nội bộ và với các đơn vị bên ngoài.

•    Phân công công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của phòng và đánh giá kết quả công việc của cán bộ trực thuộc.

CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC:

BÊN TRONG

TÍNH CHẤT / MỤC ĐÍCH

Các Trưởng Bộ Phận, Trưởng Ban, Giám Đốc, Ban Điều Hành, Các đơn vị thành viên, các Vùng, Khối thuộc Tập Đoàn

- Tiếp nhận thông tin, phê duyệt chủ trương đấu thầu xây lắp, vận hành kinh doanh

- Xác nhận phạm vi công việc, kỹ thuật, tiến độ, v.v.

- Phối hợp thực hiện hợp đồng, điều phối dịch vụ, thanh quyết toán, v.v

BÊN NGOÀI

TÍNH CHẤT / MỤC ĐÍCH

Nhà cung cấp, Nhà Tư Vấn, Đơn vị dịch vụ

Thương thảo hợp đồng, giá, thực hiện mua các dịch vụ

TT

NHIỆM VỤ CHÍNH

Tần suất thực hiện

% thời gian

1

CHỨC NĂNG CHÍNH:  CÔNG TÁC MUA DỊCH VỤ

1.1

TƯ VẤN:

- Tư vấn phạm vi dịch vụ, chi phí và/hoặc các điều kiện thương mại khác cho đơn vị thành viên khi có yêu cầu

-  Đánh giá tổng thể, bao quát ở tất cả dự án, đưa ra các đề xuất đảm bảo dịch vụ được bố trí hợp lý, giảm thiểu chi phí, phù hợp với yêu cầu và tiến độ đặt ra.

Hàng ngày

10%

1.2

ĐÀM PHÁN & KÝ KẾT HỢP ĐỒNG MUA SẮM:

- Đàm phán, thương thảo, thực hiện hợp đồng, phụ lục hợp đồng tư vấn, dịch vụ khi có yêu cầu và phát sinh theo thực tế dự án.

- Kiểm tra và phê duyệt tờ trình của Chuyên viên Mua dịch vụ trước khi trình Lãnh đạo phê duyệt

Hàng ngày

20%

1.3

ĐIỀU PHỐI VIỆC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG, QUẢN LÝ, THANH QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG:

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tư vấn, phê duyệt việc thực hiện các công tác điều phối, thanh quyết toán dự án của Chuyên viên Mua dịch vụ

-  Theo dõi, giám sát tiến độ cung cấp / thực hiện / hoàn thành các gói dịch vụ

- Giám sát và hỗ trợ việc xử lý sự cố phát sinh trong và sau khi kết thúc gói dịch vụ

Hàng ngày

20%

2

KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG PHÒNG MUA DỊCH VỤ

- Xây dựng kế hoạch năm của Phòng Mua Dịch Vụ, bao gồm: Ngân sách hoạt động; Kế hoạch mua sắm; Kế hoạch dự chi nguồn theo năm, theo quý  nhằm mục đích định hướng kế hoạch công việc và phục vụ kế hoạch tổng thể của Bộ phận, Khối, Vùng, Tập Đoàn

Hàng quý

10%

3

QUẢN LÝ, PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN

- Thiết lập mục tiêu KPI, giao kế hoạch, theo dõi, kèm cặp, đánh giá, phản hồi

- Quản lý, đào tạo, hướng dẫn, tạo động lực phát triển nhân viên nhằm đạt được mục tiêu và tối đa hóa nguồn lực của phòng

- Triển khai, hướng dẫn và truyền tải Nghị Quyết, Văn hóa cho nhân viên

Hàng ngày

25%

4

QUY TRÌNH NỘI BỘ

- Xem xét và phê duyệt xây dựng, cải tiến quy trình của Phòng Mua Dịch Vụ cũng như quy trình phối hợp với các bên liên quan

Hàng tháng

5%

5

CÁC NHIỆM VỤ KHÁC

- Theo sự chỉ đạo của cấp trên

Hàng ngày

10%

YÊU CẦU CHO CÔNG VIỆC (TỐI THIỂU)

KIẾN THỨC

Trình độ đào tạo

Tốt nghiệp Đại học trở lên.

Kiến thức chuyên môn/khác

-  Kinh tế, ngoại thương, kỹ thuật, quản lý dự án

- Yêu cầu Tiếng Anh nghe, nói, đọc, viết lưu loát, có thể đàm phán thương thảo sâu rộng bằng Tiếng Anh. Ưu tiên biết ngoại ngữ 2, 3 - Ưu tiên tiếng Trung

KỸ NĂNG

Kỹ năng chuyên môn

-    Tiếng Anh: Tốt (tất cả các kỹ năng). Ưu tiên biết thêm ngoại ngữ 2, 3.

-    Thành thạo vi tính văn phòng

-    Kỹ năng mua hàng hóa, dịch vụ

-    Xây dựng báo cáo dự án

-    Phân tích, tổng hợp và điều phối thông tin, số liệu

-    Đàm phán giá, thương thảo hợp đồng

-    Trình bày, truyền đạt thông tin

-    Quyết định vấn đề trong phạm vi quyền hạn cho phép

-    Multi-task (đa nhiệm)

-    Kỹ năng điều phối, phối hợp

-    Ưu tiên công việc

-    Xử lý tình huống

-    Đọc bản vẽ, lập tiến độ, lập kế hoạch cho từng mục công việc liên quan.

-    Quản lý hồ sơ, hợp đồng.

-    Kiến thức chuyên môn liên quan đến thiết kế thi công, thiết kế mỹ thuật, kỹ thuật cơ khí lắp đặt cơ bản, kỹ thuật thi công cơ bản, hành chính, kế toán thanh toán.

Kỹ năng mềm

-    Lập kế hoạch

-    Học và tự học

-    Lắng nghe

-    Thuyết trình

-    Giải quyết vấn đề

-    Tư duy sáng tạo

-    Đặt mục tiêu/ tạo động lực làm việc

-    Giao tiếp ứng xử và tạo lập quan hệ

-    Làm việc đồng đội

-    Đàm phán

-    Kỹ năng tổ chức, quản lý công việc hiệu quả

-    Kỹ năng lãnh đạo bản thân

-    Khả năng thích ứng và linh hoạt với môi trường mới

PHẨM CHẤT

a. Thái độ: tích cực, chủ động, có trách nhiệm, nhiệt tâm, . . .

b. Tính cách: trung thực, hòa đồng, chăm chỉ, . . .

c. Khả năng: chịu áp lực công việc cao và tự tạo áp lực cho bản thân, khả năng phán đoán, cân nhắc thấu đáo, sáng tạo.

KINH NGHIỆM

-    Đã từng làm trong ngành xây dựng, vận hành, dự án, du lịch, dịch vụ.

-    Có kinh nghiệm làm việc với Nhà Cung Cấp nước ngoài.

-    Có kinh nghiệm làm hợp đồng, quản lý hợp đồng, chi phí.

-    Hiểu biết hệ thống quản lý dự án, du lịch, dịch vụ.

YÊU CẦU KHÁC

-    Độ tuổi: 25-35, có thể đi công tác xa thường xuyên, sẵn sàng luân chuyển.